Plan de mesa de boda: la solución para un gran número de invitados
Por Oriane S. | Wedding planner en Burdeos, bodas en la Gironda
Imaginad el momento en que 200 invitados llegan a la vez a la puerta del salón, todos buscando su nombre en un panel enorme, y se forma un pequeño atasco simpático pero un poco caótico. Como wedding planner en Burdeos, es una escena que he visto repetirse en muchas bodas, y hoy existen alternativas mucho más fluidas que el plan de mesa de texto tradicional. Aquí tenéis dos que me gustan especialmente: la versión digital por código QR, y la versión con foto de cada invitado.
El problema del plan de mesa clásico
El plan de mesa clásico es ese plan de mesa en el que todas las mesas están escritas en uno (o varios paneles) junto con el nombre de cada invitado, también escrito con todas las letras. Tiene un mérito: es sencillo y todo el mundo sabe usarlo. Pero con un gran número de invitados, muestra rápidamente sus límites. Un panel que se extiende varios metros, invitados que se agachan todos a la vez para buscar su nombre, una cola que se forma en la entrada del salón justo en el momento en que querríais que todo el mundo se acomodara tranquilamente para disfrutar del inicio de la comida… Y si una colocación cambia en el último momento, algo que ocurre más a menudo de lo que se piensa con 100 o 200 invitados, o bien todavía estáis a tiempo de modificar el plan de mesa antes de confeccionarlo o imprimirlo, o bien tenéis que localizar a los invitados afectados por el cambio de mesa y decírselo de viva voz antes de que entren en el salón.
Una alternativa digital: el plan de mesa por código QR
El principio es sencillo, y eso es justo lo que lo convierte en una solución eficaz:
- Introducís el nombre y los apellidos de cada invitado
- Indicáis el número de mesa de cada uno
- Se genera un código QR, que colocáis en un bonito panel en la entrada
- Ya está
El gran día, la experiencia para vuestros invitados es inmediata: escanean el código QR, escriben su nombre (o el de cualquier invitado al que acompañen), y encuentran su número de mesa en unos veinte segundos. Resultado: ya no hace falta un panel de tres metros de largo, ni se forma cola en la puerta del salón.
Pero la mayor ventaja de esta solución, en mi opinión, no está donde se espera: podéis modificar la colocación de vuestros invitados hasta el último minuto, sin tener que cambiar ni reimprimir nada, el código QR sigue siendo el mismo. Con 200 invitados, la probabilidad de tener un cambio de última hora (una baja, una incorporación, un enfado familiar de última hora…) es bastante alta, así que esta ventaja tiene toda su importancia.
He probado la plataforma Pleasefindyourseat para este tipo de solución, y la recomiendo encantada a las parejas que acompaño: el concepto es práctico, rápido de poner en marcha, y garantiza una circulación fluida a la llegada al salón, para unos invitados relajados y un comienzo de la comida más agradable para todos.
Un pequeño consejo de wedding planner: si vuestra boda se celebra en un château o en una finca algo aislada, comprobad de antemano la calidad de la cobertura móvil en la entrada del salón, es el único punto de atención que hay que tener con esta solución.
La otra opción que lo cambia todo: el plan de mesa con foto de cada invitado
Menos conocida pero igual de eficaz, esta solución consiste en asociar una foto a cada invitado en el plan de mesa expuesto. Resulta especialmente interesante cuando queréis cuidar cada detalle de la experiencia de vuestros invitados.
En la práctica, la foto permite a vuestros invitados localizar más rápido su propia cara en el plano, pero también poner cara a los nombres de sus vecinos de mesa incluso antes de sentarse: un excelente rompehielos para mesas formadas por personas que todavía no se conocen entre sí. Es un detalle que requiere algo más de preparación previa (conseguir una foto de cada invitado), pero el efecto sobre el ambiente desde el inicio de la comida es real.
Entonces, ¿qué solución elegir para vuestra boda?
Todo depende de vuestro número de invitados, del ambiente buscado y del lugar de la recepción:
- Hasta 120 invitados: el plan de mesa clásico con cada nombre por mesa sigue siendo más que suficiente, y tiene la ventaja de ser un bonito elemento decorativo.
- A partir de 200 invitados: la solución de código QR cobra todo su sentido para agilizar la llegada y daros flexibilidad hasta el último momento.
- Entre 120 y 200: ambas opciones son adecuadas.
- Invitados que no se conocen entre sí: la versión con foto aporta un valor añadido real, sola o combinada con el código QR.
Es exactamente el tipo de decisión que tomo con cada pareja que acompaño: más allá del método de colocación en sí (que detallo en mi artículo sobre cómo acertar con vuestro plan de mesa), la herramienta adecuada para mostrarlo o comunicarlo a los invitados marca una verdadera diferencia el gran día.
Preguntas frecuentes sobre el plan de mesa digital
¿Es caro un plan de mesa digital?
No, este tipo de solución sigue siendo una de las partidas menos costosas de vuestra organización, sobre todo comparada con la fluidez y la tranquilidad que aporta el gran día.
¿Hace falta igualmente un soporte visual en la entrada del salón?
Sí, siempre lo recomiendo: un bonito panel con el código QR y una frase bonita del estilo «Please find your seat» o «Our favorite people» resulta mucho más cálido que un simple código QR enviado por la web o la invitación.
¿Esta solución sustituye el trabajo de colocación de los invitados?
No, no sustituye la reflexión previa sobre quién sentar dónde (es todo el tema de mi artículo dedicado al plan de mesa), simplemente cambia la forma en que vuestros invitados acceden a esa información el gran día.
¿Queréis hablarlo?
Si estáis preparando vuestra boda en Burdeos o en la Gironda y queréis que os acompañen, o incluso delegarlo todo, os invito a descubrir mi servicio de organización integral.
